Sponsoring voor je afdeling

Een goed evenement organiseren kost geld. Gelukkig zijn er vaak lokale ondernemers die een vereniging willen steunen. Sponsoring kan een mooie aanvulling zijn op inkomsten uit catering en subsidies. Maar hoe pak je dat correct aan? Wat mag wel en niet? En Welke documenten heb je nodig?

Wat is een sponsor?

Sponsoring is een overeenkomst waarbij een persoon of organisatie, meestal een bedrijf, jouw evenement steunt door geld of andere middelen ter beschikking te stellen in ruil voor reclame. Sponsors kunnen de kosten van je evenement verlagen. Het verschil met een gift is belangrijk: bij een gift staat geen tegenprestatie tegenover de steun. Bij sponsoring wel.

Soorten sponsoring

Meestal steunt de sponsor je met een geldsom, maar je kan ook kiezen voor sponsoring in natura. Voor de sponsor is het minder ingrijpend dan een financiële sponsoring, maar met wat creativiteit kan jouw organisatie er enorm gebaat mee zijn. Enkele voorbeelden van sponsoring:

een bakker betaalt € 250 en krijgt zijn logo op de affiche van het dorpsfeest (éénmalige financiële sponsoring),
een lokale drankenhandel die je voor de zomerBBQ gratis stoelen en tafels laat gebruiken (éénmalige sponsoring in natura);
een sportwinkel sponsort de truitjes van je fietsgroep (structurele sponsoring in natura).

Hoe vind je sponsors?

Sponsors komen niet uit de lucht gevallen en al zeker niet als je in het wilde weg bedrijven begint te contacteren. Doelgericht zoeken is de boodschap.

Zoek op de juiste schaal. Voor een dorpsfeest of een ander lokaal evenement spreek je best plaatselijke handelaars of bedrijven aan. Als je evenement breder mikt, mag je ook grotere bedrijven in de regio aanschrijven.
Zoek naar de juiste doelgroep. Denk na over welke sponsors wel en niet bij het doelpubliek van je evenement horen. Een potentiële sponsor kan zijn boodschap ook aanpassen aan het doelpubliek.
Zoek binnen je netwerk. Ga je vaak langs bij dezelfde bakker? Werkt een van je vrijwilligers in een lokaal bedrijf? Maak samen met je vrijwilligers een lijst van potentiële sponsors op, verdeel de taken onder elkaar en volg de inspanningen/resultaten tijdig op.
Zoek naar het juiste moment. Probeer na te gaan wanneer de handelaars en bedrijven die je wil bereiken hun sponsorbudget vastleggen. Zo verhoogt de kans dat je langs gaat als er nog geld beschikbaar is.

Een sponsordossier?

Voor je sponsors begint te zoeken, kan je een sponsordossier maken om jouw organisatie/evenement op een positieve en duidelijke manier voor te stellen aan potentiële sponsors. Neem zeker volgende puntjes op in een overzichtelijk geheel:

Een voorstelling van je organisatie: wie zijn jullie en waar staan jullie voor? Vermeld ook contactgegevens van de organisatie en de contactpersoon. Stel indien mogelijk ook succesvolle evenementen uit het verleden voor.
Een voorstelling van je evenement: locatie, voorziene opkomst, doelstelling (bijv. een goed doel), doelpubliek, sponsors die al hebben toegezegd...
Een sponsorvoorstel: wat krijgt de potentiële sponsor terug als hij jullie sponsort? Logovermelding op...? Een advertentie? VIP-toegang? Een bedankingsavond? Andere? Hoe beter je kan inschatten waar een sponsor belnag aan hecht, hoe interessanter je je voorstel kan maken.
Enkele sfeerfoto's van vorige edities of andere activiteiten.

Een sponsorcontract of overeenkomst?

Nadat je een sponsor hebt overtuigd om jouw evenement te steunen, maak je in tweevoud een sponsorcontract of overeenkomst op. Hierin neem je best volgende elementen op:

De gegevens van beide partijden.
Het evenement en de datum waarop de sponsoring van toepassing is.
De prestatie van de sponsor.
De prestatie van de gesponsorde.
Indien nodig vermeld je welke sanctie er is als een van de partijen een of meer van de afspraken niet nakomt.
De handtekening van beide partijen.

"Dankzij de ontvangen sponsoring konden we een aantrekkelijk programma opmaken en is onze dorpscamping een grandioos succes geworden. De steun bewijst hoe sterk we in onze gemeenschap met elkaar verbonden zijn!"

Moet je een factuur opmaken voor sponsoring?

Als lokale afdeling ben je een feitelijke vereniging. Je moet geen factuur opmaken, maar kan wel voor een ontvangstbewijs zorgen. Voorbeelden van een ontvangstbewijs.