Draaiboeken
Hulpmiddel bij organiseren
Als gilde organiseren jullie heel wat activiteiten en evenementen die op regelmatige basis terugkomen. Evenementen waarmee je de kas wil spijzen: eetdagen en smultochten bijvoorbeeld. Activiteiten zoals een ledenfeest of een dropping. De organisatie ervan vraagt een goede voorbereiding. Om alles vlot te laten verlopen, is een draaiboek een handig werkdocument. Maar hoe begin je nu aan het opmaken van zo’n draaiboek? Hoe hou je het up-to-date? Hier kom je het te weten!
Wat is een draaiboek?
Een draaiboek is een handleiding en een leidraad voor de praktische uitwerking van je evenement of activiteit, een bundeling van je kennis en informatie over de organisatie ervan. Het is belangrijk dat je de informatie bijhoudt zodat ook andere en nieuwe bestuursleden weten hoe ze het efficiënt kunnen organiseren. Door het bijhouden en updaten van een draaiboek doe je aan kennisbeheer en behoud je de kwaliteit van al je evenementen.
Waarom maak je een draaiboek?
- Het bespaart je een hoop stress omdat je op voorhand al eens over alles hebt kunnen nadenken en een plan van aanpak hebt kunnen opstellen.
- Het zorgt voor een duidelijke taakverdeling.
- Je weet volgende keer hoe je de organisatie moet aanpakken en hoeft dus niet alles opnieuw te bedenken of terug te zoeken in verslagen.
- Het evenement is niet meer afhankelijk van een persoon. Iedereen kan nalezen wat er moet gebeuren en op welke manier. • Een draaiboek zorgt ervoor dat alle mensen die bij de organisatie betrokken zijn precies weten wat ze waar en wanneer moeten doen. Het zorgt er bovendien voor dat er geen praktische zaken worden vergeten. Nieuwe bestuursleden weten precies hoe de vork aan de steel zit.
TIP! Let er op dat je de evaluatiepunten steeds opneemt in het draaiboek!
Draaiboeken van afdelingen
Geïnspireerd door het TV-programma Homo Universalis daagde Oostveld het dorp uit voor een behendigheids- wedstrijd. Bekijk hun draaiboek met opdrachten.
Landelijke Gilde Peulis organiseerde een spelletjesavond in dorpscafésetting als open activiteit voor jong en oud, voor leden en niet-leden. Doorblader hun draaiboek.
Een magische avondwandeling met zaklamp op zoek naar katogen die de juiste weg aanduiden. Blader door het draaiboek van Sint-Jan-Bentille.
Heb je een zelf een draaiboek?
Wil jij je kennis delen met andere gilden? Stuur dan je draaiboek door! Persoonlijke zaken en contactgegevens halen we er uit. Wat overblijft zijn goede tips en tricks waar je bij een evenement of activiteit moet aan denken.
Hoe maak je een draaiboek?
Begin met de praktische info
Noteer in het begin van je draaiboek alle praktische zaken. Dingen zoals de locatie, de datum, waar je het draaiboek en andere nuttige documenten vindt, wie de verantwoordelijke is ... Verder maak je duidelijk hoe het algemene verloop en programma eruitziet.
Maak een ruwe timing van je evenement
Plaats het verloop van je evenement centraal in het draaiboek en begin daarrond te werken. Hoe laat en op welke dag verwacht je het bestuur? Wanneer wordt de drank geleverd? Zorg ervoor dat je draaiboek start op het moment dat je voor het eerst samenzit voor de organisatie van je evenement. Breng voldoende structuur aan in je draaiboek zodat dit een makkelijk en bruikbaar document is.
Maak alles SMART
Zet steeds concrete informatie in het draaiboek. Noteer aantallen, telefoonnummers en namen van contactpersonen. Een evenement organiseren doe je steeds in samenwerking met een brouwer, een zaal, enzovoort. Noteer voor elke partner de contactgegevens. Zo 9 • Kader december 2023 weet iedereen wie er opgebeld kan worden wanneer er een probleem is.
TIP! Zet de contactgegevens van alle partners samen op één blad, print dit af en hang het omhoog tijdens het evenement.
Duid een verantwoordelijke aan
Een evenement organiseren doe je niet op je eentje. Het is onmogelijk om overal tegelijk te zijn. Verdeel de verantwoordelijkheden en stel verschillende bestuursleden verantwoordelijk voor een deeltaak. Op deze manier is er een duidelijk aanspreekpunt voor vragen.
Hoeveel mag dat kosten?
Een evenement organiseren kost geld. Zowel bij evenementen als bij activiteiten is het interessant om op voorhand in te schatten wat de kosten en opbrengsten zullen zijn. Noteer het budget in je draaiboek. Op deze manier is heel het bestuur op de hoogte over hoeveel geld er uitgegeven kan worden.
Communiceer over het draaiboek
Stuur het draaiboek op voorhand door naar alle betrokkenen of bespreek dit op een vergadering. Zolang niet alle bestuursleden op de hoogte zijn van het bestaan van het draaiboek, zal dit ook niet gebruikt worden en het volgende werkjaar misschien vergeten worden.
Hoe hou je het draaiboek up-to-date?
Een draaiboek is een werkdocument en moet jaarlijks aangevuld worden. Doe dit zo snel mogelijk na het evenement, want dan heeft de hele bestuursploeg de verbeterpunten nog vers in het geheugen. Plaats een verwijzing naar het evaluatiedocument in het draaiboek. Pas evaluatiepunten van het vorige jaar onmiddellijk aan in het draaiboek. Een kopie opslaan en je bent klaar om het evenement opnieuw te organiseren.
